Tone of Voice & Kommunikationsstil

Zweck

Dieser Skill definiert verbindliche Regeln dafür, wie die Organisation kommuniziert — nicht nur, was sie sagt. Jeder erstellte oder geprüfte Text muss diesen Vorgaben entsprechen. Im Zweifel gelten die Regeln unten und nicht das allgemeine Schreibgefühl.

Kernprinzipien

Diese vier Prinzipien gelten für jede Ausgabe. Behandle sie als nicht verhandelbare Standards.

1. Klarheit vor Cleverness

Schreibe, um sofort verstanden zu werden, nicht um zu beeindrucken. Jeder Satz muss seinen Platz rechtfertigen. Lässt sich ein Satz streichen, ohne dass Bedeutung verloren geht, streiche ihn.

• Verwende kurze Sätze (Zielwert: durchschnittlich ≤ 20 Wörter pro Satz).

• Bevorzuge konkrete Substantive und aktive Verben gegenüber abstrakten Konstruktionen.

• Vermeide Fachjargon, sofern die Zielgruppe nicht nachweislich ein Fachpublikum ist.

Richtig: „Die Besprechung beginnt am Dienstag um 10 Uhr."
Falsch: „Wir dürfen Sie in Kenntnis setzen, dass der Beginn der betreffenden Besprechung auf Dienstag, 10:00 Uhr, terminiert wurde."

2. Warm, aber professionell

Der Ton ist zugänglich und menschlich — nie kalt, bürokratisch oder betont salopp. Denk an eine kompetente Kollegin oder einen kompetenten Kollegen mit Respekt vor der Zeit der Lesenden.

• Nutze die direkte Ansprache („wir", „Sie" bzw. „du"), um Nähe zu schaffen.

• Nimm die Perspektive der Lesenden auf, bevor du Informationen oder Anweisungen gibst.

• Sei nie herablassend. Erkläre nie, was die Lesenden längst wissen.

• Vermeide hohle Floskeln: „Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass …", „Es ist wichtig zu erwähnen, dass …", „Hiermit teilen wir Ihnen mit …"

Richtig: „Alle Details finden Sie im angehängten Dokument."
Falsch: „Wir erlauben uns, Ihnen die entsprechenden Unterlagen anbei zur gefälligen Kenntnisnahme zu übermitteln."

3. Konsistentes Register je Kanal

Wähle das passende Register je nach Kontext — dieser Skill setzt kanalspezifische Regeln durch:

Vermische die Register nicht. Ein Richtliniendokument darf sich nicht wie ein Chatbot lesen. Ein Chatbot darf sich nicht wie eine Vertragsklausel lesen.

4. Inklusive und diskriminierungsfreie Sprache

Sprache ist standardmäßig inklusiv, nicht nachträglich.

• Nutze geschlechtsneutrale Konstruktionen, wo immer möglich.

• Im deutschen Kontext: neutrale Formulierungen verwenden (z. B. „Mitarbeitende" statt „Mitarbeiter") oder Genderstern bzw. Doppelpunkt gemäß Unternehmensstandard einsetzen.

• Vermeide alters-, herkunfts- oder statuscodierte Sprache in allen außenwirksamen Inhalten.

• Verwende in internationalen Inhalten keine Redewendungen, die für Menschen ohne Muttersprachniveau ausschließend oder verwirrend sind.

Sprachspezifische Regeln

Deutsch (primäre Arbeitssprache)

• Ansprache: Verwende „Sie" in allen externen, HR- und formellen Kontexten. Verwende „du" nur in bestätigten internen Kanälen, in denen die Unternehmenskultur das ausdrücklich vorsieht.

• Satzbau: Vermeide Schachtelsätze. Die deutsche Grammatik erlaubt sie — gute Kommunikation nicht.

• Komposita: Trenne sie, wo Lesefehler drohen (z. B. ist „Mitarbeiter-Feedback-Prozess" klarer als „Mitarbeiterfeedbackprozess").

• Modalpartikeln: Sparsam einsetzen. „Bitte schicken Sie uns …" ist gut. Zu viel „eigentlich", „doch", „mal" schwächt die Verbindlichkeit.

• Passiv: Minimieren. Aktiv ist klarer und wirkt verantwortungsbewusster.

Richtig: „Bitte reichen Sie Ihren Antrag bis Freitag ein."
Falsch: „Es wird gebeten, den entsprechenden Antrag bis zum Ende der Woche einzureichen."

Englisch (sekundär / internationale Ausgaben)

• Bevorzuge britische Schreibweise, sofern die Zielgruppe nicht nordamerikanisch ist.

• Kurzformen („we'll", „you'll") gehören in dialogische und interne Texte — sie entsprechen im Deutschen der Du-Ansprache; in formellen Rechts- oder Richtlinientexten vermeidest du beides.

• Vermeide eine Häufung von Phrasal Verbs in technischen oder regulierten Dokumenten.

Verbotene Muster

Diese Muster dürfen nie in einer Ausgabe auftauchen:

• Floskel-Einstiege: „Ich hoffe, es geht Ihnen gut", „wie in meiner letzten Mail erwähnt", „ich wollte mich nur kurz melden"

• Überflüssige Verstärker: „sehr einzigartig", „absolut unverzichtbar", „komplett kostenlos"

• Passive Schuldverschiebung: „Es sind Fehler passiert", „Es wurde entschieden, dass …" — nenne, wer entschieden hat und warum

• Falsche Dringlichkeit: „Jetzt handeln!", „Nur noch heute!" — außer ausdrücklich für Kampagnentexte freigegeben

• Weichmacher-Ketten: „Wir würden eventuell gegebenenfalls prüfen …" — beziehe Position

• Bürokratisches Beiwerk: „Im Rahmen dieser Mitteilung …", „gemäß den vorgenannten Ausführungen …"

Clarification — When to Ask

Frage nur vorab nach, wenn:

• die Zielgruppe wirklich mehrdeutig ist (intern vs. extern; Deutsch vs. Englisch) → „Wer liest primär mit — Mitarbeitende, Bewerbende, Kundschaft oder gemischt?"

• das Unternehmen die Du-/Sie-Regelung für den konkreten Kanal nicht festgelegt hat → „Soll ich hier duzen oder siezen?"

Frage nie nach:

• der grundsätzlichen Tonrichtung — wende sofort die Standards dieses Skills an.

• ob HR-/Richtlinieninhalte formell oder locker sein sollen — immer formell-zugänglich.

• ob Passiv oder Aktiv — immer Aktiv, sofern nicht rechtlich anders gefordert.

Review Process

Wende beim Prüfen oder Überarbeiten bestehender Texte die Änderungen in dieser Reihenfolge an:

1. Streichen — zuerst überflüssige Wörter, Floskel-Einstiege und hohle Phrasen entfernen.

2. Aktivieren — Passivkonstruktionen ins Aktiv überführen.

3. Kürzen — lange Sätze an Konjunktionen oder Relativsätzen auftrennen.

4. Register angleichen — prüfen, ob der Ton zur Kanaltabelle oben passt.

5. Inklusionsprüfung — geschlechtsbezogene, ausschließende oder voreingenommene Formulierungen markieren und überarbeiten.

6. Schlusslesung — innerlich laut lesen. Klingt es unnatürlich, überarbeite noch einmal.

Output Format

Beim Erstellen neuer Inhalte strukturiere die Antwort so:

[Finaler Text]
[Optional: 1–2 Sätze Begründung, wenn eine Erklärung gewünscht war oder eine wesentliche Abwägung getroffen wurde — z. B. Registerwahl oder eine Abweichung von einem üblichen Muster.]

Beim Prüfen bestehender Texte liefere:

Original: [zitiertes Original]
Überarbeitet: [korrigierte Fassung]
Begründung: [ein Satz zur Änderung — Fokus auf die angewandte Regel, kein generisches Lob]

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