Wie Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater dem Fachkräftemangel mit künstlicher Intelligenz begegnen können

Mein ehemaliges Startup war in einer regulierten Industrie tätig. Daher kenne ich einige Anwälte sehr gut. In unseren letzten Gesprächen, kam ein Thema immer wieder auf: der Fachkräftemangel und seine Folgen. Das machte mich neugierig. Also startete ich eine kleine Recherche.

Ein Satz, den ich dabei gefunden habe, blieb mir im Gedächtnis. Er stammt von Martin Wulf, Partner der PKF Wulf Gruppe, einer wachstumsstarken Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft: „Personalmangel ist ein wesentlicher Grund dafür, dass wir nicht schneller wachsen. Wir müssen Mandate ablehnen, weil uns die Mitarbeiter fehlen." Dies schilderte er bereits vor ein paar Jahren im Finance ThinkTank.

Seiner Kanzlei mangelt es seiner Schilderung nach nicht an Nachfrage; sie könnte wachsen. Doch die Menschen fehlen. Im selben Artikel beschreibt Wulf, zu welchen Konsequenzen das führt: Eine Anfrage zur Entgeltabrechnung von 2.800 Gehältern musste er ablehnen. Denn fünf Mitarbeiter:innen wären dafür einen Monat lang gebunden gewesen - Kapazität, die er aus anderen Mandaten hätte abziehen müssen.

Der Fachkräftemangel kostet Kanzleien Geschäft.

Die Zahlen sprechen eine eindeutige Sprache

Aktuelle Zahlen belegen: Das Problem ist heute nicht weniger eklatant als 2022. Die Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung ist laut der ifo-Konjunkturumfrage aus dem August 2025 die am stärksten vom Fachkräftemangel betroffene Branche in Deutschland. 72,7 Prozent der Kanzleien geben an, keine qualifizierten Fachkräfte mehr zu finden - mit deutlichem Abstand der höchste Wert aller erfassten Branchen.

Die Folgen davon hat eine Studie im Auftrag von Haufe unter Steuerberaterinnen und Steuerberatern erhoben. Die Befunde sind unbequem; sie zeigen, dass viele Kanzleien ihren Rückzug verwalten, nicht ihr Wachstum: Rund 30 Prozent der Befragten erwägen, bestehende Mandate zu kündigen. Jede vierte Kanzlei will künftig keine Neumandate mehr annehmen. Jede achte fürchtet, mittelfristig ganz schließen zu müssen.

Eine beträchtliche Zahl an Kanzleien fragt sich nicht mehr „Wie wachsen wir?", sondern „Welche Mandate geben wir auf?".

Recruiting und Employer Branding helfen nur bedingt

Es ist verständlich, das Kanzleien vor diesem Hintergrund ins Recruiting und Employer Branding investieren. Sie schalten mehr Anzeigen, zahlen höhere Einstiegsgehälter und verbessern die Attraktivität ihres Angebots für Arbeitnehmer:innen. Das macht Sinn, aber behebt nicht das zugrundeliegende Problem: es gibt weniger ausgebildete Fachkräfte, als im Markt gebraucht werden. Das Angebot kann die Nachfrage nicht bedienen.

Die Zahl der Berufsträger, die in den nächsten Jahren in den Ruhestand gehen, ist größer als die Zahl derer, die nachrücken. Das ist die demografische Realität, welche auch die elaborierteste HR-Strategie nicht verändern kann.

Hinzu kommt die stetig wachsende Arbeitslast, mit der die aktuellen Mitarbeiter:innen umgehen müssen. Meldepflichten, Beleganforderungen, Statistiken - vieles, was Behörden früher selbst erledigten, landet heute in der Kanzlei. Die Arbeit pro Mandat steigt, während die Zahl derer, die sie erledigen müssen, sinkt.

Gleichzeitig schrumpft der Kandidatenpool. Kurzum: Einfach immer mehr in HR zu investieren, wird das Problem nicht lösen können. Denn Fachkräfte, die es nicht gibt, kann man nicht einstellen. Wer die existente Nachfrage nach den eigenen Leistungen dennoch bedienen will, statt neue Mandate abzulehnen, muss die notwendige Kapazität also anderweitig schaffen.

Der Hebel: die Zeitverteilung der Berufsträger optimieren

Um dies zu erreichen, lohnt zunächst ein nüchterner Blick darauf, womit ausgebildete Berufsträger ihren Tag verbringen. Ein erheblicher Teil davon ist in vielen Kanzleien Fleißarbeit: Belege sortieren und verarbeiten, Unterlagen sichten, Dokumente auswerten, Zahlen aus einer Ablage in die nächste übertragen. Tätigkeiten, die Fachwissen voraussetzen, aber selten jene Urteilskraft erfordern, für die ein Berufsträger jahrelang ausgebildet wurde.

Genau hier liegt Potential brach. Denn Kanzleien, denen es gelingt, exakt diese Arbeiten stärker zu automatisieren, können Kapazität freilegen für jene Aufgaben, die das Urteilsvermögen erfahrener Berufsträger benötigen: Beurteilung und Beratung.

Die Kanzleien, die diesen Weg bereits gehen, tun es nicht mit einem Chatbot, sondern mit einem System. Wiederkehrende Arbeit wird einmal als standardisierter Ablauf hinterlegt - die Belegverarbeitung eines Mandats, die Prüfung von Akten, die Aufbereitung wiederkehrender Auswertungen - und dann verlässlich wiederholt angewandt. Mit Hilfe von Werkzeugen wie Agenten, Skills und Workflows wird so aus stundenlanger Durchsicht Beurteilung in einem Bruchteil der Zeit. Und mit Apps entstehen nutzerfreundliche Oberflächen, die auch Sachbearbeiter:innen gerne nutzen.

Interessant ist, wie Firmen, die hier an der Speerspitze der Entwicklung stehen, über künstliche Intelligenz nachdenken. Sie sehen sie nicht als Ersatz für den Menschen, sondern als Werkzeug für ihn.

Ein Beispiel, dass ich auch in Vorträgen gerne erwähne, ist das amerikanische Startup Moritz. Es ist eine Kanzlei aus der Klasse der KI-Dienstleistungsunternehmen, im Englischen AI Service Firms. Das Startup beschäftigt Anwälte von Top-Universitäten wie Harvard und Stanford, doch greift den Markt mit disruptiver Preisgestaltung an. So zahlen Unternehmen für einen individuellen Vertrag von bis zu 30 Seiten einen Festpreis(!) in Höhe von $750 - mit voller Haftungsübernahme. Das funktioniert, weil sie KI elaboriert einsetzen und ein System gestaltet haben, in dem 80% der Aufgaben automatisiert ablaufen und die Anwälte die letzten, entscheidenden, 20% übernehmen. Die Prüfung verbleibt Aufgabe der Berufsträger. Das System liefert die Vorarbeit.

Auch hierzulande können etablierte Kanzleien signifikante Kapazitäten schaffen, wenn es ihnen gelingt, ihr Wissen und ihre Prozesse derart zu dokumentieren, dass Künstliche-Intelligenz-Anwendungen Arbeitsschritte übernehmen können und dabei ihren Standards folgen.

Doch damit dies in der Praxis funktionieren kann, muss das System rechtlich und regulatorisch auf sicheren Beinen stehen.

Compliance und Sicherheit sind essentiell

An dieser Stelle trennt sich der Weg der Kanzleien von dem anderer Branchen. Ein Marketingteam kann ein KI-Werkzeug ausprobieren und im Zweifel wieder verwerfen. Ein Berufsträger kann das nicht. Über ihm steht § 203 StGB, das Mandantengeheimnis, mit persönlicher strafrechtlicher Verantwortung. Ein Standard -Auftragsdatenverarbeitungsvertrag, wie ihn generische Werkzeuge anbieten, adressiert die DSGVO, doch nicht das Berufsgeheimnis.

Deshalb gilt für Kanzleien im Auwahlverfahren von Anbietern eine andere Reihenfolge, als in anderen Branchen: Die Frage, ob man ein Werkzeug einsetzen darf, kommt vor der Frage, was es kann. Das Haftungsrisiko wiegt schwerer als das Effizienzversprechen.

Eine Lösung, die für sie in Frage kommt, muss einiges mitbringen, etwa mandantengetrennte Arbeitsräume, Hosting in Deutschland, ohne US-Mutterkonzern und ohne Zugriff über den CLOUD Act. Training auf Mandantendaten muss ausgeschlossen sein. Und eine Zusatzvereinbarung für Berufsgeheimnisträger, die § 203 StGB adressiert, ist essentiell. Mit nuwacom bieten wir genau dies.

Ein weiterer Baustein: PII-Scrubbing, also das automatische Erkennen und Entfernen personenbezogener Daten, bevor Inhalte weiterverarbeitet werden. So können Berufsträger darauf vertrauen, das die sensibelste Information ihrer Mandanten den geschützten Raum gar nicht erst verlässt.

Der Weg zum kanzleieigenen KI-Betriebssystem

Sind diese grundlegenden Bedingungen erfüllt, gilt es im nächsten Schritt, das System zu bauen, das den Rahmen vorgibt, in dem die KI zuverlässig zuarbeiten kann. Mit einer integrierten Plattform wie nuwacom, bedarf es dazu keiner besonderen technischen Fähigkeiten. Die Architektur für ein Kanzlei-eigenes Betriebssystem stelllt sie direkt bereit. Mehr dazu, wie unsere Kunden ihr System effektiv aufbauen, finden Sie in unserem eBook zum Thema.

Was bleibt

Der Fachkräftemangel wird sich nicht durch Werbung lösen lassen. Das ist die unbequeme Ausgangslage - und zugleich der Grund, warum Kapazität nicht länger eine Frage des Personalstamms ist, sondern des Systems, mit dem Ihr vorhandenes Team arbeitet.

Der Hebel, den Kanzleien haben, ist also die optimierte Zeitverteilung. Gelingt es, die Menschen, die man hat, von Fleißarbeit zu befreien, innerhalb eines Rahmens, den ein Berufsträger vor Mandant, Partnerkreis und Berufsaufsicht verantworten kann, können neue Mandate wieder zuversichtlich angenommen werden.