Branche: Vereinigung

KV Nordrhein – Wie 1.000 Mitarbeitende mit nuwacom produktiver arbeiten

Jan 26, 202610 min

1.000 Mitarbeitende, ein gemeinsames Ziel – und eine Plattform, die den Arbeitsalltag spürbar verändert hat. Die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein (KVNO) zeigt, wie generative KI sicher, praxisnah und mit Begeisterung eingeführt werden kann – mit nuwacom.

Dringlichkeit statt Theorie

2024 stand die KV Nordrhein vor einem Problem, das viele öffentliche Organisationen kennen – und das schnell zum Risikofaktor wurde: Der drohende KI-Kontrollverlust: Schatten-KI & Datensouveränität.

Mitarbeitende wollten generative KI bereits im Alltag nutzen – aber öffentliche KI-Tools wie ChatGPT waren aufgrund strengster DSGVO- und Compliance-Anforderungen ausgeschlossen.

Daraus ergaben sich drei akute Herausforderungen:

1. Gefahr von Datenlecks

Die Sorge, dass sensible Verwaltungsdaten oder internes Wissen in US-Clouds analysiert oder für fremde Modelle genutzt werden könnten.

2. Wachsender Bedarf an zentraler Steuerung

Die hohe Eigenmotivation der Mitarbeitenden, moderne KI-Tools zur Entlastung zu nutzen, verdeutlichte die Notwendigkeit eines offiziellen Rahmens. Ziel war es, diesen Innovationswillen proaktiv in eine transparente und sichere Governance-Struktur zu überführen.

3. Fehlende Anbindung an internes Wissen

Public Tools konnten nicht auf interne Richtlinien, Prozesse oder komplexe Wissensdatenbanken zugreifen – der praktische Wert blieb gering.
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Der Auftrag: Eine vertrauenswürdige, skalierbare, interne Plattform, die Produktivität erhöht – ohne Datenschutzkompromisse.

Phase 1: Idee und KI-Lab

Der Startpunkt war ein internes Brainstorming zu KI-Assistenten, Prompts und ersten Use Cases. Daraus entstand das KI-Lab – ein Raum für Experimente, Austausch und Lernen.

Hier entstand das Fundament für die spätere KI-Strategie.

Phase 2: Das Fundament – Sicherheit und internes Wissen (RAG)

Parallel entwickelte das Projektteam eine KI-Richtlinie, definierte klare Regeln und führte eine Ausschreibung für eine sichere GenAI-Plattform durch.

Die Kernanforderungen:

  • volle Datensouveränität

  • DSGVO-Konformität

  • sichere Verbindung mit internen Wissensdatenbanken

  • kontrollierte Modell-Auswahl & Governance

Die Entscheidung fiel auf nuwacom.

Die Gründe:

1. Souveränes Hosting (EU-only)

nuwacom bietet eine komplett DSGVO-konforme Lösung – betrieben in einer europäischen Private Cloud. Keine Daten verlassen die EU.

2. Retrieval-Augmented Generation (RAG)

KVNO-internes Wissen (Richtlinien, Handbücher, Abrechnungsregeln) wurde sicher indiziert:
Mitarbeitende können über den “Inspire”-Chat direkt Fragen an interne Quellen stellen – ohne in PDFs oder Intranets zu suchen.

3. Governance & Modellkontrolle

Das Projektteam entscheidet selbst: über freigegebene KI-Modelle für welche Fachbereiche mit welchen Sicherheitsstufen

4. Kultur verankern – ein Name, der trägt

Ein interner Ideenwettbewerb gab der Initiative einen eigenen Charakter. Der gewählte Name: „Inspire“ – Symbol für Kreativität, Mut und Entlastung durch KI.

Phase 3: Einführung & Erlebnis – KI wird greifbar

Bevor der Rollout startete, absolvierten alle Mitarbeitenden KI-Schulungen zu Grundlagen, Datenschutz und sicherem Umgang.

Der Rollout selbst begann mit zwei großen KI-Days in Köln und Düsseldorf:

  • Live-Demos

  • Deep-Dive-Sessions

  • Praxis-Workshops

Über 600 Mitarbeitende erlebten KI hautnah und entwickelten eine spürbare Aufbruchsstimmung.

Schon wenige Wochen nach dem Start war klar: nuwacom war kein „IT-Projekt“, sondern ein Werkzeug, das echten Nutzen stiftet.

2.400+ 

Conversations

in den ersten Wochen

17.000+

Nachrichten

100+

persönliche Prompts

in der Bibliothek

Der wahre Mehrwert zeigte sich im Wissenszugriff.

Mitarbeitende nutzten Inspire intensiv, um:

  • komplexe Verwaltungsrichtlinien in Sekunden zu finden

  • lange PDFs automatisch zusammenfassen zu lassen

  • Entwürfe für Schreiben auf Basis interner Vorlagen zu erstellen

  • Abrechnungsziffern schneller zu recherchieren

Stimmen aus der Organisation

„Ich habe Inspire heute dreimal benutzt und jedes Mal gedacht: Wo warst du die letzten Jahre?“

„Datenschutz und Innovation schließen sich nicht aus. Mit nuwacom haben wir eine Lösung gefunden, die beides vereint.“

Die KV Nordrhein hat nicht nur Prozesse beschleunigt – sie hat Kultur verändert.

Learnings & Erfolgsfaktoren

1. Governance schafft Vertrauen:

Eine klare KI-Richtlinie war Grundlage für Akzeptanz und Sicherheit.

2. Beteiligung stärkt Kultur:

Ideenwettbewerb, KI-Schulungen, KI-Days – KI wurde greifbar und emotional anschlussfähig.

3. Iteratives Vorgehen:

Erst ausprobieren, dann skalieren – ein echter Beschleuniger.

4. Erfolge sichtbar machen:

Positive Rückmeldungen und Nutzungsdaten verstärkten Dynamik und Motivation.

Von Nutzung zu Automatisierung

Nach der erfolgreichen Einführung geht die KV Nordrhein den nächsten Schritt:
Eigene KI-Agenten, die Routineaufgaben automatisieren.

Geplante Agenten

Wissens-Agent

beantwortet interne Fragen aus Richtlinien & Handbüchern

Onboarding-Agent

begleitet neue Mitarbeitende

Protokoll-Agent

Transformiert Sitzungsergebnisse effizient in strukturierte Zusammenfassungen.

nuwacom wird zum intelligenten Arbeitsplatz, in dem Menschen und KI gemeinsam produktiver werden.

Was bleibt, ist mehr als eine neue Technologie: Eine Organisation, die gelernt hat, KI verantwortungsvoll zu nutzen und die Menschen dabei in den Mittelpunkt stellt.


Sascha Böhr,Co-Founder, nuwacom
Sascha Böhr

Über die KV Nordrhein

Die KVNO vertritt über 24.000 Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen, sichert die ambulante medizinische Versorgung für 9,5 Mio. Menschen und gilt als Vorreiterin digitaler Transformation im Gesundheitswesen.